Wanneer u als werkgever een werknemer een bedrijfsauto ter beschikking stelt, deze niet voor privé gebruikt dient te worden, en er derhalve ook geen bijtelling plaatsvindt, moet worden aangetoond dat uw werknemer met die auto maximaal 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt. Belangrijk is dat u hierover duidelijke afspraken maakt met uw werknemer en dat u controles uitvoert.
Aanvaardbaar bewijs voor geen privégebruik bedrijfsauto
Er is sprake van aanvaardbaar bewijs als u en uw werknemer schriftelijk hebben afgesproken dat privégebruik niet is toegestaan. U controleert het autogebruik, denk aan een sluitende rittenregistratie door middel van een rittenregistratiekastje, en u administreert uw bevindingen. Daarnaast heeft u uw werknemer niet verzekerd voor privégebruik van de auto. Bij overtreding van het verbod legt u een passende sanctie op, bijvoorbeeld een geldboete die in verhouding staat tot de loonheffingen over het privégebruik. Vervolgens intensiveert u na een eventuele sanctie het toezicht.
Voor ondersteunend bewijs dat er sprake is van zakelijke ritten, kunt u ook andere gegevens vastleggen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld agenda’s en werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, offertes, garagenota’s, schademeldingen, verkeersboetes of tanken buiten werktijd.
Wanneer er uitsluitend een schriftelijke afspraak tussen u en uw werknemer is dat privégebruik is verboden, en waarin ook sancties zijn opgenomen, maar waar niet uit blijkt dat er controle is, dan geldt dat niet als aanvaardbaar bewijs. Ook alleen een gespecificeerde schatting van het zakelijk gebruik van de auto en van het woon-werkverkeer, voldoet niet.
Duidelijke afspraken en controle
Het is van belang dat u duidelijke afspraken met uw werknemer maakt wat moet worden vastgelegd en hoe u controleert. Bij een werknemer die een onregelmatig reispatroon heeft en intensief gebruikmaakt van de bedrijfsauto, zult u vaker moeten controleren dan bij een werknemer met een regelmatig reispatroon en minder intensief gebruik. De resultaten van die controles legt u vast in uw loonadministratie.
Bij een onderzoek door de Belastingdienst moet u aannemelijk kunnen maken dat u voldoende aandacht heeft besteed aan controle van het autogebruik. Afwijkingen moeten voorzien zijn van een duidelijke argumentatie of moeten te koppelen zijn aan een opgelegde sanctie.
Weet u niet goed hoe en met welke frequentie u moet controleren? Neem dan contact op met uw adviseur. Die kan samen met u bespreken hoe u afspraken vastlegt en controleert.