Als uw werknemers zakelijk onderweg zijn, kan het voorkomen dat ze kosten moeten maken in verband met een overnachting. Kunt u dergelijke kosten dan belastingvrij vergoeden en zo ja, onder welke voorwaarden?
Tijdelijk verblijf
Een van de voorwaarden die gelden als u kosten voor logies belastingvrij wilt vergoeden aan uw werknemer, is dat er sprake moet zijn van tijdelijk verblijf. Uw werknemer is een zogenaamde ambulante werknemer. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een vertegenwoordiger die vrijwel dagelijks onderweg is, steeds naar verschillende adressen. Er is ook sprake van een ambulante werknemer als de werknemer doorgaans op ten minste 1 dag per week heen en weer reist naar dezelfde arbeidsplaats op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium) of als de werknemer om zakelijke redenen nog niet dichtbij de werkplek woont, bijvoorbeeld omdat er nog geen sprake is van een vaste aanstelling.
Dezelfde regeling als ambtenaren
Voor ambtenaren die een dienstreis maken, geldt volgens hun cao Rijk een eigen regeling inzake de vergoeding van logieskosten. U mag deze regeling voor uw werknemers ook toepassen, als ze voor wat betreft hun kosten in vergelijkbare omstandigheden verkeren als ambtenaren die een dienstreis maken. U hoeft dan geen bonnen te hebben als bewijs, wat niet wil zeggen dat u niet aannemelijk moet kunnen maken dat de kosten daadwerkelijk gemaakt zijn.
Let op! Uit eerdere versies van het Handboek Loonheffingen was af te leiden dat alleen de hoogte van de kosten van belang is. Dit is echter veranderd per 2024. Nu moet u zowel voor de hoogte van de vergoedingen als voor de overige voorwaarden aansluiten bij de afspraken uit de cao Rijk. Voor bestaande situaties gaat deze nieuwe eis per 2025 in.
Onbelaste kostenvergoeding logies binnenland
Volgens de cao Rijk kunt u uw werknemer bij een binnenlandse dienstreis een onbelaste kostenvergoeding voor logies geven van maximaal € 140,57 (2024) per nacht.
Onbelaste kostenvergoeding logies buitenland
Voor buitenlandse dienstreizen gelden andere bedragen, die afhankelijk zijn van het land waar het logies plaatsvindt. Het bedrag voor Curaçao is bijvoorbeeld vastgesteld op € 175 (2024), voor Luxemburg op € 275 (2024). Soms verschilt het bedrag in een land per plaats. U vindt alle bedragen in de Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen.
Let op! U moet aannemelijk kunnen maken dat de buitenlandse overnachtingen hebben plaatsgevonden. Lukt dat niet, dan mag u geen onbelaste vergoedingen geven voor de overnachting en mag u uitsluitend een beperkte belaste vergoeding geven, namelijk maximaal € 11,34 per nacht gedurende vier nachten per reis voor het werk. Geeft u deze vergoeding niet, dan is dat in afwijking met de voorwaarden die voor ambtenaren gelden. De werknemer is dan dus niet vergelijkbaar met een ambtenaar qua vergoedingen en de ambtenarenregeling is niet van toepassing.
Meer vergoeden?
Als u uw werknemer meer vergoedt dan bovengenoemde vrijgestelde bedragen, dan moet u het meerdere als loon aanmerken of aanwijzen als eindheffingsloon. Ook hier geldt: indien u meer vergoedt dan de standaard voor ambtenaren, dan kan dat ertoe leiden dat de werknemer niet vergelijkbaar is met een ambtenaar en de ambtenarenregeling om die reden niet geldt.
Ook voor de dga
Ook voor de dga geldt dat hij in aanmerking komt voor een vergoeding voor logies als hij reist voor de zaak. Uiteraard gelden dan ook dezelfde voorwaarden. Attentiepunt is wel dat bij een controle kritischer zal worden gekeken naar de zakelijke reden voor de overnachting, om te voorkomen dat privé-uitstapjes als dienstreizen aangemerkt worden.
Tip! Kijk voor alle voorwaarden en bedragen in het Handboek Loonheffingen.