Het advies om thuis te werken vanwege corona is voorbij. Betekent dit dat uw werknemers de inrichting van de werkkamer thuis weer terug naar kantoor moeten brengen?
Inrichting werkkamer
Op grond van de Arbowet bent u als werkgever verplicht voor de inrichting van de werkplek thuis te zorgen als de werknemer thuis moet werken. In die gevallen kunt u onder meer een bureau, een bureaustoel en verlichting belastingvrij ter beschikking stellen, verstrekken of vergoeden.
Retourneren van uitgeleende spullen
Werkt een werknemer niet meer thuis, dan moeten genoemde zaken weer geretourneerd worden als u uw werknemer de spullen heeft uitgeleend (u bent nog steeds de eigenaar van de spullen). U kunt er echter dan ook voor kiezen de werknemer de spullen te laten houden. In dat geval moet er belasting betaald worden over de restwaarde van de spullen.
Restwaarde
U kunt dit voorkomen door de werknemer de spullen tegen de restwaarde over te laten nemen. Die waarde is uiteraard lager dan de nieuwprijs, want het betreft gebruikte goederen. Wilt u uw werknemer niet belasten voor de restwaarde? Overnemen van de spullen kan ook belastingvrij, als u de restwaarde onderbrengt in de werkkostenregeling.
Werkkostenregeling
De waarde van de spullen is via de werkkostenregeling belastingvrij voor de werknemer. U betaalt als werkgever echter wel 80% belasting via de eindheffing als u dit jaar met uw vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen over de vrije ruimte heen schiet.
Omvang vrije ruimte
De vrije ruimte is in 2022 lager dan in 2021 en bedraagt 1,7% van uw loonsom tot € 400.000. Over het meerdere van uw loonsom is de vrije ruimte nog 1,18%.
Let op! Mag de werknemer de spullen houden en brengt u ze niet onder in de werkkostenregeling, dan is de restwaarde belast als loon in natura bij de werknemer. Dit heeft tot gevolg dat u hiervoor loonbelasting inhoudt op het loon van de werknemer.
Let op! Als u destijds een bedrag heeft uitgekeerd waar de werknemer zelf spullen voor kon aanschaffen of u heeft de spullen aan de werknemer gegeven (de werknemer is dan eigenaar van de spullen geworden), hoeven de spullen voor de belastingen niet perse geretourneerd te worden. Er hoeft geen belasting betaald te worden als de werknemer de spullen houdt. Dat neemt niet weg dat u mogelijk wel afgesproken hebt met de werknemer dat de spullen terug moeten.