Nieuwe PE-methodiek: onderschat de impact voor uw kantoor niet

Per 1 januari 2021 verandert de permanente educatie-systematiek voor mkb-accountants, dat is voor niemand in de branche nieuw. Maar dat dit een hele kluif is voor de aangesloten kantoren, daarvan is nog niet iedereen volledig doordrongen, merkt Corjan Aalbregt. Als manager Educatie bij SRA gaat hij bij kantoren langs om te sparren over het nieuwe PE-model en de ondersteuning van SRA, en het valt hem op dat de urgentie niet overal even sterk wordt gevoeld. Terwijl er dit jaar al toch heel wat moet gebeuren.

"In het oude systeem kon je achteraf toetsen of al je medewerkers hadden voldaan aan de norm van 40 erkende PE-punten. Maar straks moet elk kantoor, groot en klein, een deugdelijk beleid hebben geformaliseerd waaraan PE-plichtige medewerkers moeten voldoen. Dit betekent dat je ruim van tevoren goed moet nadenken en vastleggen wat je daarin als organisatie belangrijk vindt, nog los van de operationele en procesmatige implementatie. Begin daar dus niet te laat mee."

Formaliseren

Waar moet je als kantoor dan beginnen? De eerste stap is volgens Aalbregt het slaan van piketpalen op het pad naar een goede invulling van de nieuwe PE-regeling. "De individuele accountant heeft in het nieuwe educatiemodel in beginsel meer keuzevrijheid, bijvoorbeeld als het gaat om leervormen.”

Van klassikaal leren en webinars tot zelfstudie of coaching; het mag allemaal, maar wat vind je daar als organisatie van? Wat vind je als kantoor belangrijk in de persoonlijke en vaktechnische ontwikkeling? Welke leervormen mogen je medewerkers toepassen? Hoe wil je dat zij rapporteren en verantwoorden dat hun keuzes daadwerkelijk bijdragen aan hun beroepskwaliteit en persoonlijke groei? Welke trainingen of opleidingen schrijf je als kantoor zelf voor, zowel op individueel als op discipline- en organisatieniveau? En wat is het budget? “Dit zijn allemaal voorbeelden van piketpalen die je nodig hebt om vast te leggen binnen welke kaders je gaat opleiden."

De volgende stap is bepalen welke kant je als organisatie op wilt. SRA adviseert om op drie niveaus - individueel, per discipline en voor het kantoor als geheel - de bekende PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) toe te passen. Door een plan op te stellen, het uit te voeren, te controleren en eventueel bij te sturen, kun je de processen voor PE gestructureerd beheersen.

Aalbregt: "Ik merk in de gesprekken die ik met kantoren voer, dat deze informatie in het hoofd vaak wel binnen de organisatie aanwezig is. Het is alleen lang niet altijd op papier vastgelegd, inclusief verantwoording. Het formaliseren van de PE-processen; dat is de stap die veel kantoren moeten gaan zetten."

Bovendien heeft de nieuwe systematiek gevolgen voor de planning. "Op 31 maart moet iedereen zijn of haar PE-portfolio hebben ingediend, terwijl veel kantoren hun interne opleidingsplan nu pas in het voorjaar maken. Maar als je terugrekent vanaf 31 maart, moet je dit al in februari klaar hebben en je moet dus in november of december aan de slag met je interne opleidingsprogramma. Dit is een hele uitdaging."

Draaiend krijgen

Diana Clement, SRA-bestuurslid en als partner verbonden aan Borrie Accountants, ziet zowel de urgentie als de uitdaging. "In de nieuwe PE-systematiek wil je bereiken dat iedere medewerker die PE-plichtig is nadenkt over wat hij of zij belangrijk vindt in zijn of haar ontwikkeling. Precies dat is wat je ook als organisatie zult moeten doen en de uitkomsten ervan moet je formeel vastleggen. En daarna, niet minder belangrijk, moet je het in je organisatie draaiend krijgen. Voor jonge accountants is dit systeem van verantwoording en doorontwikkelen bekend terrein, maar een grote groep moet hier wellicht nog een drempel voor over."

Voor grotere kantoren met een aparte HR-afdeling zal dit hele traject wat gemakkelijker gaan, denkt Clement. Maar Borrie is een organisatie met honderd mensen en dit rechtvaardigt geen volwaardige HR-afdeling. Clement heeft kwaliteit in haar portefeuille en zal bij haar kantoor dus een rol vervullen in de transitie naar de nieuwe PE-systematiek. Dit komt bovenop haar 'normale' taken.

"Het is even lastig, omdat je als kantoor en als partner in eerste aanzet een behoorlijke inspanning moet leveren om het raamwerk goed neer te zetten. Juist dan is het fijn dat SRA vanuit kantoorondersteuning het een en ander heeft liggen waarop je verder kunt bouwen. SRA kan ook richting geven, denktank en sparringpartner zijn en op inhoud advies geven."

Kantoorondersteuning vanuit SRA

SRA biedt in allerlei vormen kantoorondersteuning om de genoemde piketpalen te slaan, benadrukt Aalbregt: ''Medio september publiceren we een praktijkhandreiking waarin staat hoe je de kantoorstrategie rondom PE kunt opstellen, hoe we daarop toetsen en waar je vooraf aan moet denken. Om dit proces praktisch te ondersteunen wordt een template opleidingsplan ontwikkeld.''

Om de accountant en het kantoor te ondersteunen met het samenstellen van de persoonlijke opleidingspakketten ontwikkelt SRA leerlijnen per discipline en niveau. ''Zo kan eenvoudig een juiste keuze worden gemaakt in de benodigde cursussen en trainingen. SRA biedt overigens ook kant-en-klare opleidingspakketten,'' geeft Aalbregt aan.

Online PE-tool

SRA legt, samen met PE in control, momenteel de laatste hand aan een online PE-tool die op strategisch en operationeel niveau belangrijk is. Aalbregt: ''In deze online tool kunnen accountants hun PE-portfolio invullen en alle bewijsmateriaal, zoals opleidingscertificaten, uploaden. Het accountantskantoor kan in deze tool onder meer monitoren wie wat heeft ingevuld. Daarnaast bouwen we extra zaken in, zoals standaard reminders. Alles om de transitie naar de nieuwe PE-methodiek zo soepel mogelijk te laten verlopen.''

Toezicht vanuit processen

Het voordeel van de aanpak zoals SRA die voorstelt, piketpalen slaan, het draaien van PDCA-cycli op verschillende niveaus en formaliseren, zit hem ook in de toetsing. Het toezicht zal, zoals de NBA dit heeft vastgesteld, ook primair vanuit de processen gaan gebeuren. SRA krijgt een rol in het PE-toezicht bij SRA-kantoren. De afspraken hieromtrent worden vastgelegd in een convenant.

"SRA zal vooral kijken naar hoe het kantoor zijn PE-beleid heeft opgezet en vastgelegd, hoe het de kwaliteitscycli op het gebied van PE heeft ingericht en hoe het dus grip houdt op de ontwikkeling van medewerkers”, schetst Aalbregt. “Als dit op orde is, kun je het kantoor een lage risicoclassificatie geven. Hoe lager het risico, hoe minder individuele PE-dossiers er gecontroleerd hoeven worden."

Clement: "Dit betekent feitelijk dat de NBA in principe op individuele basis geen PE-dossiers komt opvragen bij accountants die bij een SRA-kantoor werkzaam zijn. Dat is een van de grote voordelen voor een SRA-kantoor; de convenanten die worden gesloten met andere partijen. Daardoor heb je met andere partijen niets te maken. Je hebt maar één partij die alles in één keer afdekt."

• Bekijk de ondersteuning vanuit SRA