Wordt de Wwft bij u op kantoor op de juiste manier nageleefd?

Drs. Henk Kats RA heeft als auditor al verschillende audits bij SRA-kantoren uitgevoerd. Hij geeft aan: "Vanuit compliance moet er toezicht worden gehouden op de maatregelen die intern zijn afgesproken om risico’s te beperken. Worden deze maatregelen daadwerkelijk nageleefd? Bij de uitvoering van de Wwft-audit wordt dan ook niet alleen gekeken naar de opzet van de procedures, maar ook naar de naleving hiervan op de werkvloer!" Henk Kats neemt u graag mee in de bevindingen tot nu toe.

Waarom een Wwft-audit?

Accountants- en belastingadvieskantoren zijn aangesteld als instelling en zijn daarom verplicht de Wwft na te leven. Kantoren met meer dan 50 werknemers zijn verplicht een onafhankelijke audit uit te (laten) voeren. Dit geldt ook voor kantoren met minder dan 50 werknemers met een meerderheid aan klanten met een hoog risicoprofiel.

"Omdat we merken dat kantoren hiermee worstelen, helpt SRA invulling te geven aan deze auditfunctie. Met onafhankelijke auditors wordt op locatie de naleving van alle Wwft-vereisten beoordeeld aan de hand van een door BFT goedgekeurd protocol en werkprogramma. Bevindingen, aanbevelingen en andere relevante aspecten ontvangen de kantoren in een rapportage," aldus Kats.

Hoe gaat het proces in zijn werk?

Allereerst plant SRA een gratis online intakegesprek in waarin het proces voor het kantoor wordt besproken. Hierna ontvangt het kantoor een opdrachtbevestiging waarin alle besproken zaken zijn vastgelegd. Aansluitend maken wij een afspraak voor de Wwft-audit die op het accountantskantoor zelf plaatsvindt. Hierna wordt de eindrapportage, inclusief hoor en wederhoor, opgesteld. 

Voorbereiding en aanlevering

Om de audit efficiënt uit te kunnen voeren moet de auditor zich goed kunnen voorbereiden. Net als bij een controle- of samenstelopdracht, moet de auditor eerst de organisatie en de omgeving waarin deze opereert goed kennen om van daaruit – op maat – de audit uit te kunnen voeren. Op deze manier krijgen specifieke aandachtsgebieden van het kantoor dus altijd voorrang. 

Het is daarom van belang dat voorafgaand aan de audit de opgevraagde documentatie tijdig worden aangeleverd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een beschrijving voor de juridische en organisatorische structuur van de praktijk, inzicht in de gehanteerde kwaliteitssystemen en het risicobeleid/risicomanagement (SIRA).

Duur Wwft-audit

Afhankelijk van het kantoor bestaat de audit gemiddeld uit een dag voorbereiding, drie dagen ter plaatse en een dag rapporteren. De ervaring leert dat kantoren graag sparren over Wwft-aspecten die op hun kantoor specifiek van toepassing zijn. Hierdoor zijn de drie dagen snel gepasseerd. "Wij steken de thermometer in de organisatie, alle aspecten van Wwft worden doorgenomen. Dit is vrij breed en verschilt per kantoor. Voor een echt rapport op maat, is om deze reden soms meer tijd nodig", aldus Kats. 

De rapportage

De rapportage, een volledige Wwft-analyse van uw kantoor, kan worden gebruikt als handvat om vervolgwerkzaamheden uit te voeren en te prioriteren. Kantoren beslissen hierbij zelf wat zij met de bevindingen doen. Bij een volgende audit kan een thema met meer diepgang worden opgepakt en beoordeeld.

Denk bij thema’s bijvoorbeeld aan de afstemming van het risicobeleid op het risicomanagement (waarbij verschillende onderdelen van SIRA naar voren komen) en het effectief monitoren en naleven van de Wwft. "Onze ervaring tot nu is dat het monitoren op dit moment een aandachtspunt is. Worden de procedures daadwerkelijk nageleefd? Dit dient namelijk door compliance vastgesteld en zichtbaar te worden gemaakt."

Wat gebeurt er na het eindrapport?

In het eindrapport worden de bevindingen opgenomen inclusief de omschrijving waarom dit als risico wordt gezien, de hoogte van het risico (hoog, gemiddeld, laag) en de aanbevelingen. Op iedere bevinding wordt door het kantoor een reactie gegeven. Op deze manier is snel inzichtelijk wat men met het rapport gaat doen. Het is een dynamisch rapport, waarmee ook de thema’s voor een vervolgaudit worden bepaald. Ons advies is de audit na een jaar/twee jaar opnieuw uit te laten voeren, maar dit beslist het kantoor natuurlijk zelf. 

Waarom een SRA-audit?

"De audit van SRA heeft een kwaliteitstempel. In samenwerking met BFT, het Bureau Financieel Toezicht, is het protocol en werkprogramma ontwikkeld. We geven hierbij geen assurance, wat betekent dat wij bij de deze audit niet gebonden zijn aan allerlei beroepsregels. We moeten natuurlijk wel zorgvuldig te werk gaan. Onze kracht: veel vrijheid en maatwerk. U ontvangt echt een gerichte rapportage voor uw kantoor", zo benadrukt Kats.

SRA heeft goede en nauwe contacten met BFT en is op de hoogte van onder andere de themaonderzoeken die door hen worden uitgevoerd. Deze informatie bespreekt SRA met de kantoren. Hierdoor is de Wwft-audit van SRA altijd actueel.