Thuiswerken of op kantoor, wat mag u belastingvrij vergoeden in 2025?

Thuiswerkvergoeding

Fiscaal bestaat er een belastingvrije thuiswerkvergoeding van momenteel € 2,35 per dag (2024). Vanaf 2025 wordt dit hoogstwaarschijnlijk € 2,40 per dag. Deze vergoeding is bedoeld voor de kosten die een werknemer maakt als hij thuiswerkt. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van verwarming, elektra en koffie.

Reiskostenvergoeding

Voor reiskosten van en naar het werk kunt u in 2024 ook een onbelaste vergoeding verstrekken en wel van maximaal € 0,23 per km. De hoogte van deze kilometervergoeding wordt voor 2025 niet aangepast. Een vergoeding voor thuiswerken kan samengaan met een vergoeding voor reiskosten in het kader van woon-werkverkeer.

Vaste vergoeding?

Een vaste vergoeding voor thuiswerken en/of reizen naar het werk is voor u als werkgever administratief het makkelijkst. Dit mag wanneer de werknemer in een kalenderjaar ten minste 36 weken, gedurende vijf dagen per week reist tussen woon- en werkplaats. U kunt uw vergoedingen daarbij voor fulltimers dan baseren op 214 werkdagen per jaar. Werkt de werknemer maar een deel van het jaar, dan is de vergoeding 70% van de gewerkte volle werkweken.

Natuurlijk kunt u de vergoeding voor reiskosten en thuiswerken ook combineren.

Overige vergoedingen thuiswerken

U kunt een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel die voldoet aan arbonormen, een computer of een noodzakelijke telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR), waardoor er geen belasting over betaald hoeft te worden.

Voor de thuiswerkplek gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de WKR, de volgende gerichte vrijstellingen:

• arbovoorzieningen op grond van de wet;
• gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Bij verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, en of uw werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.

Als voldaan is aan de volgende voorwaarden, is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing:

• de werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte;
• de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen;
• de arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet en
• de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van het Arbobesluit.

Meer vrije ruimte in 2025

De Tweede Kamer heeft bij de behandeling van het Belastingplan 2025 een amendement aangenomen om de vrije ruimte van de loonsom tot € 400.000 per 2025 te verhogen van 1,92% nu, naar 2% in 2025 en per 2027 verder te verhogen naar 2,16%. De vrije ruimte van 1,18% over het meerdere van de loonsom boven € 400.000 blijft ongewijzigd. Deze voorstellen moeten nog wel door de Eerste Kamer worden goedgekeurd.