Van kwaliteitsbeheersings- naar kwaliteitsmanagementsysteem: begin op tijd

Wat houdt de nieuwe regelgeving in?

Deze nieuwe regelgeving legt de nadruk op kwaliteitsmanagement in plaats van -beheersing. Het idee erachter is dat het bestuur van het accountantskantoor zichtbaar 'in control' is over de kwaliteit. Dit brengt een verandering van de rol van het bestuur met zich mee.

Belangrijke elementen hierbij zijn:

• het risico-inschattingsproces van het kantoor; het bestuur moet specifieke risico's en bedreigingen voor de kwaliteit identificeren en beheersen.
• leiderschap en governance; het bestuur is verantwoordelijk voor een effectief kwaliteitsmanagementsysteem en een op kwaliteit gerichte cultuur.
• monitoring en verbetering; het kwaliteitsmanagementsysteem functioneert niet statisch, maar moet voortdurend worden gemonitord en waar nodig worden bijgesteld op basis van een Plan-Do-Check-Act-methodiek (PDCA). Kantoren moeten deze PDCA-cyclus zichtbaar in hun monitoringsstelsel hebben opgenomen. Voor de hele organisatie en voor alle opdrachten. 

De aanpak is niet langer gebaseerd op een generiek kwaliteitshandboek en bijbehorende checklist(s). Ieder kantoor zal zijn kwaliteitsmanagementsysteem moeten afstemmen op de eigen organisatie en dus eigen kwaliteitsdoelstellingen moeten formuleren en kwaliteitsrisico’s moeten onderkennen die specifiek zijn voor de organisatie en de aard en context van de opdrachten. En zal dus maatregelen moeten nemen om de kwaliteitsdoelstellingen te realiseren.

Dit maakt de nieuwe regelgeving complex, waardoor de implementatie en het operationeel maken ervan een forse inspanning van kantoren vergt. Denk onder meer aan het opnieuw beoordelen en invoeren van (nieuwe) procedures, het analyseren van te nemen maatregelen, bepalen wie wat doet en eventueel investeringen in en toepassen van nieuwe applicaties/IT. 

Direct aan de slag

Kantoren met een reguliere vergunning (wettelijk domein) krijgen tot 1 januari 2026 de tijd om hun organisatie volgens de nieuwe regels te laten opereren. Voor alle overige kantoren - ongeacht de omvang, dus van groot tot klein - gaat deze verplichting in op 1 januari 2027. Dit lijkt misschien nog ver weg, maar er komt zoals gezegd veel bij kijken en het kost de nodige tijd en inspanningen om de nieuwe verplichtingen te implementeren. Begin dus ruim op tijd met het noodzakelijke voorwerk.

Ondersteuning vanuit SRA

SRA-kantoren hoeven dit niet alleen te doen, want vanuit SRA bieden we ondersteuning. Achter de schermen inventariseren we, samen met een aantal leden, al enige tijd wat precies de consequenties zijn van de overstap van een kwaliteitsbeheersings- naar een kwaliteitsmanagementsysteem en hoe we SRA-leden hierbij kunnen helpen. We werken bijvoorbeeld aan een format voor een risk control framework met bijbehorende guidance. Dit geeft kantoren niet alleen uitleg over de regelgeving, maar ook een handvat om er zelf gestructureerd mee aan de slag te kunnen.

Over de verdere invulling van onze ondersteuning informeren we je nog. 

*
NVKM = Nadere Voorschriften Kwaliteitsmanagementsystemen
SKM 1 = Standaard voor kwaliteitsmanagementsysteem 1
SKM 3 = Standaard voor kwaliteitsmanagementsysteem 3N